BPM este despre fluxuri, despre colaborare si compliance, iar documentele stau in centrul sau…
Ce inseamna BPM? Inseamna crearea unor cai digitale transparente, trasabile si pre-structurate prin care sa fie indeplinite procesele de businesss din organizatii. BPM este ceva ce poate fi folosit in orice industrie, de la Banking la Insurance, la Healthcare si la Manufactura.
El joaca rolul cel mai important in organizatii si pe procese unde compliance nu este o optiune, cum ar fi customer onboarding in banking sau respectarea de retete pentru un producator de farmaceutice. Procesul respectiv este mapat, cu toate regulile sale (si diversele ramificatii), cu cerintele specificate la fiecare etapa (ce documente, ce date, ce aprobari, ce semnaturi), si apoi este modelat in sistemul de BPM. Sistemul devine astfel garantul respectarii proceselor.
Simplitatea utilizarii este cheia
Sistemul de Business Process Management cunoaste procesele, si stie ce sa ii ceara fiecarui angajat in functie de etapa de pe fluxul respectiv. Cu toate astea, indiferent de nivelul sau de complexitate, de functionalitati si feature-uri, simplitatea interactiunilor angajat-sistem este defapt ceea ce permite BPM-ului sa schimbe organizatia in bine.
Fiecare angajat are trei tab-uri: To-Do, My Tasks, si Digital Drawer.
To-Do: Aici fiecare angajat isi poate vedea sarcinile la care trebuie sa lucreze, in ordinea in care ele au termenul de finalizare. Apasand pe o sarcina, angajatul poate deschide formularul afiliat ei, cu toate informatiile afiliate, toate datele, si toate documentele relevante, cat si un istoric al deciziilor si muncii pe acea sarcina, pana in acel punct.
My Tasks: Aici angajatii pot vedea sarcinile pe care le-au creat ei, deci pot urmari sarcinile de care sunt responsabili dar care nu sunt, in acel moment, la ei in lucru. Pot apasa pe sarcina, si la fel ca in To-Do, pot vedea datele, deciziile, documentele, si etapele prin care sarcina a trecut.
Digital Drawer: De aici, angajatul poate accesa toate datele si documentele care exista in organizatie, in acest sistem si in baze de date distincte. Printr-o simpla cautare dupa chei logice asociative, sau printr-un mecanism ierarhic de tip folder, fiecare informatie este usor de gasit.
Colaborare prin Chat: Pentru fiecare sarcina se deschide un Conversation, care este un simplu chat afiliat ei. De acolo, angajatii pot cere ajutorul colegilor (@Alex, ce parere ai de acest document). Persoanele implicate direct in proces (Owners), sunt notificati oricand se discuta ceva pe marginea acelei sarcini, la fel ca cei tagged in solicitare. Astfel se pot purta conversatii libere in organizatie pe marginea unui proces fara sa fie neaparat implicati toti in proces, direct, oferind flexibilitatea necesara unei organizatii moderne.
Documentele si datele sunt totul!
BPM nu este doar despre a automatiza procese, caci fiecare proces organizational implica documente si date. Poate fi vorba de datele si documentele de identificare ale unui nou client, sau documentele aferente unui produs (asigurare, credit ipotecar, BOM, etc.). Frumusetea sistemului este ca, in procesul firesc de indeplinire al proceselor, toate datele si documentele incarcate de angajati la nivelul diverselor etape sunt indexate inteligent in sistem, central.
Deoarece fiecare sarcina are, in mod firesc, multiple date si documente, ele se interconecteaza asociativ, precum memoria umana, astfel incat fiecare sa poata fi gasit prin altele. Intr-un proces de customer onboarding, spre exemplu, datele clientului sunt automat conexate documentelor sale. Un angajat poate gasi ulterior orice document al clientului cautand pur si simplu numele clientului si tipul de document, sau uitandu-se in toate documentele afiliate acestui client.
Mai mult, procesele deseori implica lucrul colaborativ asupra unor documente. Documentul este incarcat, si fiecare actor din proces ii aduce comentarii, modificari, adaugari, il aproba sau semneaza. Fiind un singur document centralizat pe care lucreaza toti angajatii (nu copii trimise pe mail), fiecare document are istoric complet de versiuni, de modificari, comentarii si decizii luate in baza lui (aprobari, semnari, etc.).
In timp ce angajatii indeplinesc procesele, sistemul formeaza o panza densa de asocieri intre documente, linii din baze de date, facand toata informatia din organizatia usor de gasit de catre utilizatorii cu accesul potrivit. Sistemul devine, astfel, creierul organizatiei.
Vizibilitate si control pentru management
Pe langa cele trei ecrane, To-Do, My Tasks, si Digital Drawer, management-ul mai are si un al patrulea: Management Dashboard. BI cu adevarat util este cel integrat in sistemele in care angajatii organizatiei isi fac treaba.
De aici, managerii capata o viziune completa asupra tot ce se intampla in departamentul lor. Ei pot vedea la nivelul fiecarui angajat ce sarcini are in lucru, si cat timp au la dispozitie sa le completeze. Pot urmari sarcinile la nivelul departamentului si le pot realoca. Pot vedea performanta angajatilor, adica timpul mediu pentru completarea sarcinilor, sau rata de intarziere. In functie de specificul proceselor din departament, ei pot urmari orice alta metrica pentru evaluarea performantei echipei.
BPM devine astfel coloana vertebrala a organizatiei. Management-ul capata control si vizibilitate, sunt stabilite procese clare care sunt respectate cu usurinta de catre angajati. Ea devine, practic, fundatia solida pe care poate continua sa creasca organizatia.
