Locația este piesa centrală a unui eveniment și unul dintre cei mai importanți pași în procesul de planificare a evenimentului. Uneori, o locație inconfortabilă poate chiar compensa negativ pentru multe alte aspecte organizate impecabil.
Deoarece locația este de multe ori prima alegere pe care trebuie să o faceți, ați putea fi tentat să o alegeți rapid, pentru a putea începe să planificați celelalte aspecte.
Mai jos găsiți 7 semne că locația pe care o aveți în vizor s-ar putea să fie total nepotrivită pentru evenimentul dvs.:
LOCAȚIA NU ESTE CURATĂ LA VIZIONARE
Este important să vizitați locul înainte de a semna un contract. Ar fi chiar util să vizitați locația de mai multe ori. Fiecare vizită este o oportunitate de a evalua organizarea, curățenia și aspectul general al locului și al oamenilor care lucrează acolo.
Dacă ați observat că locul este în mod regulat murdar, dezordonat sau dezorganizat în timpul oricăreia dintre vizitele dvs., întrebați-vă dacă vă puteți aștepta la asta și în timpul evenimentului dvs. Dacă managerul și echipa locației nu reușesc să păstreze locul curat pentru vizitele dvs., este posibil să nu se deranjeze să păstreze locul curat pentru evenimentul dvs.
PROPRIETARUL LOCAȚIEI SAU MANAGERUL NU INSPIRĂ ÎNCREDERE SAU ESTE INFLEXIBIL
Să presupunem că proprietarul locației este permanent dezorganizat, uită să vă răspundă la apeluri sau apare târziu la întâlniri, promite că face lucruri și acestea nu se întâmplă. Poate că nu vă deranjează să aveți de-a face cu cineva care este haotic uneori, dar trebuie să vă întrebați dacă acest comportament vă poate dăuna organizării evenimentului.
De asemenea, dacă proprietarul sau managerul locației pare inflexibil cu detalii minore, cum ar fi mutarea unor elemente, folosirea sistemelor proprii de sunet, ajustarea luminii, permiterea vizitelor echipelor tehnice, alocarea unui timp de pregătire la locație înainte de eveniment sau alte modificări minore, cu siguranță nu vă vor sprijini atunci când ceva nu merge bine și trebuie să faceți o schimbare majoră.
Uneori este de ajuns să vă ascultați instinctul pentru a vă da seama că veți avea o comunicare greoaie și că v-ar fi mult mai ușor să colaborați cu altcineva. Succesul evenimentului depinde de această alegere și dacă nu sunteți 100% sigur de ea, este în regulă să schimbați locația chiar și doar pentru acest motiv.
LOCAȚIA NU ARE WI-FI
Nu mai este deloc surprinzător faptul că participanții se așteaptă să-și folosească telefoanele pe parcursul evenimentului dvs. pentru a comunica cu alte persoane (și pentru a posta despre experiența lor). Dacă urmează să petreacă niște timp într-un loc și vor fi nevoiți să îți folosească propriile date mobile pentru a căuta detalii, verifica informații, cu siguranță vor fi cel puțin ușor deranjați.
Este în special important să aveți Wi-Fi dacă utilizați o aplicație specifică pentru eveniment. Dacă vă așteptați ca oaspeții dvs. să folosească aplicația pentru a interacționa, vota sau adresa întrebări, trebuie să le oferiți o conexiune stabilă, fiabilă și rapidă, astfel încât să poată profita la maximum de instrument.
Să fim sinceri, furnizarea de Wi-Fi nu este un lucru chiar dificil pentru locații, iar dacă aceștia nu sunt dispuși să ofere aceste facilități de bază, trebuie să vă întrebați unde altundeva se zgârcesc. S-ar putea să aveți chiar voi nevoie de Wi-Fi la eveniment pentru a confirma înscrieri, trimite prezentări și multe altele.
LOCAȚIA SE AFLĂ ÎNTR-O ZONĂ DEZAVANTAJOASĂ
Se află într-o parte rău famată a orașului sau în apropierea unui șantier activ? Există imagini, sunete sau mirosuri care ar putea strica experiența oaspeților?
Pe lângă aceste astepcte, este important să luați în considerare și cât de ușor este accesul la locație. Dacă nu există opțiuni de transport public sau taxi, este posibil să aveți probleme în a convinge oamenii să vină.
LOCAȚIA ARE EVALUĂRI SLABE PE REȚELELE SOCIALE
Deși nu putem avea încredere totală în ceea ce găsim online, căutați asemănări în feedbackul oamenilor. Dacă zece persoane se plâng în legătură cu același aspect, am putea să bănuim că au dreptate. Un review negativ nu e un motiv bun să schimbați locația, însă unele similare și repetate pot bătea la ochi. Tot online puteți vedea și modul în care personalul se comportă cu oaspeții. Fiți atenți și la modul în care răspund la criticile online, inclusiv la ton.
FURNIZORII NU AU O IMPRESIE BUNĂ DESPRE LOCAȚIE
Dacă urmeză să achiziționați consumabile sau servicii de la niște furnizori externi, cereți-le părerea despre locație, întrebați despre experiențele lor cu locația sau despre ce au auzit de la alți furnizori.
Puteți afla o sumedenie de lucruri pe care nu le-ați fi bănuit (pozitive sau negative), care pot ajuta sau îngreuna organizarea. Este întotdeauna bine să fiți cu un pas înainte.
CLĂDIREA NU SE RIDICĂ LA STANDARDELE DE SIGURANȚĂ
Chiar dacă pare o bătaie de cap în plus, este bine să vă asigurați că locația deține licențelor și avize pentru a garanta siguranța participanților. Proprietarii sau persoanele de contact ar trebui să poată răspunde la întrebări legate de construcție de și planul de urgență. Nu riscați siguranța participanților, chiar dacă locația se încadrează perfect în buget și ar satisface toate celelalte nevoi ale evenimentului.
Nu vă fie teamă să faceți o schimbare dacă simțiți că o locație nu este potrivită pentru un eveniment. Uneori, acel efort de reorganizare a resurselor pentru a pregăti o altă locație poate salva un eveniment și poate asigura faptul că participanții că vor fi în siguranță, se vor simți bine și vor recomanda evenimentele dvs. și altora.
––
Abonează-te gratuit la newsletter-ul EventsOnline, aici, și vezi cele mai importante informații, sfaturi și noutăți din industria evenimentelor!
EventsOnline.ro este platforma evenimentelor business și profesionale. Organizatorii își pot posta gratuit evenimentele pe platformă, pentru ca informațiile să ajungă la participanți sau sponsori. Peste 30.000 de executivi, antreprenori și specialiști din toate domeniile accesează platforma lunar pentru a căuta informații despre evenimentele de interes.
