Cum ar putea o companie sau instituție să genereze virtual documente cu valoare juridică, fără a mai fi nevoie de printarea și semnarea acestora?

Indiferent de dimensiunea și complexitatea organizației în care activăm, nu cred să fie cineva care să nu fi trăit “emoția” semnării unor documente importante. Emoție care de multe ori se traduce în timp cheltuit în a verifica dacă “sigur e ultima versiune  de document”, “dacă s-au mai schimbat clauze de la ultima discuție”. Apoi atât generarea unui document final cât și semnarea acestuia pe hârtie de către mai mulți actori, este de asemenea un proces secvențial, cu foarte mulți timpi morți și multă incertitudine (de exexmplu: “a ajuns la mine ultima versiune, modificată de superiorul meu?”).

Organizațiile sunt apoi preocupate de reducerea costului de printare, al hârtiei și tonereului, care reprezintă costul evident, ignorând parcă ceea ce Gartner spune de mai bine de un deceniu, cum că acest cost reprezintă doar a zecea parte din ciclul de viață al unui document, restul fiind dat de arhivare, regăsire și distrugere.

Conceptul de “mapă de semnat” sau stivă de coli tipărite ce așteaptă să fie verificate și semnate ar trebui să apună.

Asta pentru că există opțiuni mult mai eficiente, care pot transforma emoțiile de mai sus în “timp liber”.

Documentele pot fi generate rapid și electronic, pornind de la șabloane dinamice (ex: diverși termeni și condiții contractuale) și date structurate (ex : date clienți) aflate în sisteme de tip ERP sau CRM (sau doar tabele Excell). Draftul astfel generat este arondat mai multor actori care pot edita și comenta pe marginea conținutului în mod colaborativ, în timp real sau secvențial, cu controlul versiunilor documentului, pentru a se ajunge eficient la forma finală. Odată agreat în sistem, documentul poate fi semnat electronic, de către fiecare actor în proces, din organizație și din afara ei.

În acest fel, “emoțiile” și timpii morți dispar, tot procesul de creare și semnare document este jurnalizat si auditabil, iar rezultatul final este arhivabil electronic, și la fel de relevant din punct de vedere juridic precum un document semnat la notar.

 

Ce aduce nou și util din acest punct de vedere aplicația wingSING?

Pare simplu să scăpați de hârtie, nu-i așa? Mai rămân de adresat întrebările: Cum creez acest mediu colaborativ digital intern, căci pe e-mail nu prea funcționează? Cum fac cu cei care nu au semnătură electronică, de exemplu clienți/furnizori? Ce tip de semnătură să folosesc?

Pentru că renunțarea la hârtie să fie un proces simplu, cei la compania WING au creat WingSign, potrivită pentru orice tip sau dimensiune de organizație. O platformă cu care digitalizați complet procesul de generare, colaborare și semnare documente, atât în interiorul organizației (cu angajații), cât și cu terții (clienți, furnizori, parteneri).

WingSign va aduce în organizație funcționalități de top de management de documente și procese (DMS/BPM), iar pentru partenerii externi – un portal integrat de revizuire și semnare documente electronice.

Platforma este integrată cu providerii de servicii de încredere și semnatură electronică, în așa fel încât semnătura electronică se poate aplica de pe orice tip de dispozitiv (PC, tabletă, telefon), fără a mai fi nevoie de acel dongle/token hardware pentru semnare.

Componenta de digitalizare internă (DMS/BPM) este integrabilă cu clientul de email, cu resurse de tip OneDrive sau GoogleDrive, cu sistemele existente de tip ERP /CRM, în așa fel încât toate datele și documentele să fie accesibile într-o singură interfață, pentru o adopție rapidă la nivelul utilizatorului final.

WingSign este disponibilă ca implementare OnPremise, în Cloud sau ca Software a Service, și accesibilă de pe orice echipament (PC, tabletă sau telefon mobil)

Cum poate fi utilizată noua aplicație în relația cu partenerii care nu folosesc încă un serviciu de semnătură electronică?

Acesta a fost și provocarea principală în design-ul soluției WingSign.

Cum poți cere unui terț, de multe ori necunoscut, să semneze documente cu valoare juridică (de exemplu: un contract), fără ca acesta să aibă vre-un certificat electronic? Nu cumva acesta ar fi mai degrabă un inhibitor de business decât un catalizator?

Un element de inovație al platformei Wingsign este că acesta permite unei companii să își înroleze terții (clienți/furnizori) în vederea creării pentru aceștia a unei identități digitale, garantate de către un Trust Service Provider sub forma unui certificat digital temporar, care permite terțului să semneze electronic simplu, avansat sau calificat un document sau o mapă de documente – cu același nivel de autenticitate ca în cazul documentului tipărit și semnat olograf (QES)

Datele colectate în procesul de creere identitate digitală sunt colectate de către platforma WingSign, alături de documentele semnate, într-un dosar electronic pentru fiecare client, WingSign putând servi astfel și rolul unui CRM (Customer Relationship Management) pentru organizațiile care nu au o soluție dedicată.

Pentru mai multe detalii sau un demo – accesați wingsign.wle.ro